Деловая переписка требует соблюдения определенных правил этикета, особенно при ответе на письма с пометкой "Отправляли". Рассмотрим профессиональные подходы к составлению такого ответа.
Содержание
Структура ответного письма
- Тема письма с пометкой "Re:" или "Ответ:"
- Официальное обращение
- Благодарность за предоставленную информацию
- Подтверждение получения
- Дополнительные вопросы или комментарии
- Заключительная формулировка
Анализ исходного письма
- Определите цель исходного сообщения
- Выделите ключевые вопросы, требующие ответа
- Проверьте вложения и ссылки
- Уточните сроки ответа, если они указаны
- Определите необходимый уровень формальности
Составление ответа
| Элемент | Пример формулировки |
| Приветствие | "Уважаемый(ая) [Имя Отчество]!" |
| Подтверждение | "Подтверждаем получение отправленных материалов" |
| Благодарность | "Благодарим за предоставленную информацию" |
| Действия | "Материалы направлены на рассмотрение" |
Варианты ответов в зависимости от ситуации
Если требуется дополнительная информация
- "Просим уточнить следующие моменты..."
- "Для полного рассмотрения необходимы..."
- "Не могли бы вы предоставить..."
Если все получено в полном объеме
- "Все материалы получены в полном объеме"
- "Документы соответствуют требованиям"
- "Сроки рассмотрения составят..."
Ошибки, которых следует избегать
| Ошибка | Правильный вариант |
| "Получил ваше письмо" | "Подтверждаем получение письма от..." |
| "Все ок" | "Материалы получены и соответствуют требованиям" |
| Без подписи | Обязательная подпись с контактами |
Дополнительные рекомендации
- Сохраняйте исходную тему письма с пометкой "Re:"
- Используйте цитирование для ответов на конкретные вопросы
- Проверяйте орфографию и пунктуацию
- Указывайте сроки ответа, если требуется время на обработку
- Добавляйте подпись с контактными данными
Пример полного ответа
"Уважаемый Иван Иванович!
Благодарим за отправленные материалы от 10.07.2023. Подтверждаем получение всех указанных документов в полном объеме. В настоящее время документы находятся на рассмотрении. О результатах сообщим дополнительно до 20.07.2023.
С уважением,
Петр Петров
Менеджер по работе с клиентами
Тел.: +7 (123) 456-78-90"
